30 janvier 2016

Pour être moins stressé, prière de ne pas "pusher"


A force de l’avoir ouverte toute la journée, on finit par avoir des problèmes ! Cette injonction bien connue n’est pourtant pas souvent prise en considération. Et dans bien des cas, elle nous serait salutaire. Mais de quoi parlons-nous ?
Eh bien, il s’agit des e-mails, ou courriels si vous préférez. Plus précisément, une récente étude menée par la British Psychological Association a pointé l’utilisation de la messagerie en général. En effet, selon cette étude, ce ne serait pas le nombre de messages reçus qui serait un facteur de stress, mais plutôt la manière dont nous gérons notre messagerie.
Pour le savoir, une équipe du Future Work Center de Londres a interrogé 2’000 salariés britanniques dans de nombreux secteurs et à différents postes, et leur a demandé de lui expliquer leur utilisation des e-mails. Les chercheurs voulaient avant tout voir si des facteurs tels que la technologie, le comportement et la personnalité influençaient la pression ressentie lorsqu’ils recevaient des courriels.
Leurs recherches ont montré que 62 % des personnes interrogées gardaient leur boîte ouverte tout au long de la journée. Et près de la moitié des sondés recevaient des messages en mode « push », ce qui signifie qu’ils étaient prévenus automatiquement de l’arrivée de nouveaux messages. Autre enseignement de cette étude : les personnes pour qui les e-mails sont le plus utile rapportent aussi les plus forts taux de pression en lien avec cet outil.
Dès lors, les scientifiques recommandent à ce type de personnes de prendre un peu de recul par rapport à leur messagerie électronique. Comment ? Tout simplement en désactivant les notifications « push » qui alertent de l’arrivée d’un nouveau message. Toutefois, pour éviter que les messages s’accumulent, les experts préconisent d’aménager une ou deux plages de lecture de ses mails, et non une lecture en continu, dans le but d’être plus efficace et moins stressé.
En effectuant ce réglage sur votre smartphone ou votre ordinateur, vous réduirez fortement votre « stress informatique » et obtiendrez ainsi une meilleure concentration pour lire, répondre ou classer vos messages.
Cette opération ne vous fera perdre que quelques minutes pour en gagner beaucoup. A vos réglages dès maintenant, et souvenez-vous de cette recommandation « Pour être moins stressé, prière de ne pas « pusher » !

Article diffusé le 28 janvier 2016 dans les capsules du CEP www.cep.vd.ch

31 octobre 2015

Tout doux avec la « TODO List »

Rassurante, la « TODO List » est un outil efficace. À condition de savoir bien l'utiliser. À ne pas confondre avec l'agenda numérique ou papier qui reste l’instrument de pilotage à l'horizon de la semaine ou du mois.

Depuis des années, cette liste occupe une place stratégique dans l’organisation et la gestion du temps de beaucoup. Avec elle, fini le sentiment de se disperser et de risquer d’oublier une tâche importante à faire ou une personne à contacter. Il suffit de noter et le tour et joué !

La plupart des participants rencontrés durant mes formations indiquent remplir une « TODO List » avec constance en ce qui concerne leurs activités professionnelles, voire privées. Ils apprécient suivre l’évolution des activités, mais par-dessus tout ils reconnaissent aimer le geste libérateur qui consiste à biffer de la liste une tâche lorsque celle-ci est achevée.

Tout système à son revers et la « TODO List » n’y échappe malheureusement pas. En effet, certains reconnaissent qu’au bout d’un certain temps les bienfaits de la méthode s’amenuisent et provoquent un stress supplémentaire à gérer. Le trop devient l’ennemi du bien.

En effet, comme ils finissent par tout noter, ils se retrouvent noyés de tâches, de Post-it ou tous autres éléments qui s’accumulent sans qu’ils arrivent à y faire face dans les délais impartis. Ils relisent et mettent à jour plusieurs fois par jour leur « TODO List » pour déterminer la prochaine tâche à faire, et calculent leur charge de travail de la journée et des suivantes
pour respecter leurs engagements.

Pour réduire le nombre de choses à faire sur votre « TODO List », je vous recommande de privilégier les mini-tâches, soit celles qui durent entre 2 à 30 minutes. N’oubliez pas de minuter chacune en leur ajoutant un espace-temps de 30% supplémentaire pour les mener à bien avant de pouvoir les biffer définitivement de la liste. Celles qui concernent l’activité principale sont à planifier et noter exclusivement dans votre agenda papier ou électronique.

Un dernier conseil, optez pour un support mobile afin de pouvoir garder votre « TODO List » proche de vous. Vous réduirez ainsi les risques de perte inhérente à une feuille de papier ou un Post-it. Pour cela, je vous invite à utiliser l’application https://www.wunderlist.com/fr/.

Comme le meilleur moyen de gagner du temps est de ne pas en perdre, n’oubliez pas que l'essentiel prend peu de temps et l'accessoire prend beaucoup de temps.

24 octobre 2015

14 règles pour organiser son temps - Méthode NERAC

Dans la multitude de méthodes pour bien gérer son temps, l’une d’elles se nomme NERAC. Simple et efficace, elle se distingue des autres méthodes par le fait qu’elle nous invite à prévoir l’imprévu.

Pour savoir faire face aux imprévus, il est nécessaire de réserver une marge temporelle avant et/ou après une activité et la noter dans son agenda. Bien que peu utilisées dans le cadre de nos activités quotidiennes, nous appliquons régulièrement, sans le savoir, les préceptes de cette méthode lors de voyages.

En effet, avec l’augmentation du trafic, il est devenu normal d’anticiper les ralentissements lors d’un trajet en voiture. En estimant la durée du trajet qui sépare notre domicile au lieu de rendez-vous, nous y ajoutons souvent quelques minutes. De cette façon, nous réduisons le stress et anticipons les difficultés.

Pour vos activités principales, pensez aussi à la méthode NERAC et ajoutez, avant ou après, 1/3 du temps initialement planifié pour une tâche. Mais que signifie donc l’acronyme NERAC ?


Notez les activités à réaliser

Chaque jour, se fixer un objectif précis avec des résultats à atteindre. Se dire, non pas « je dois regarder ce dossier » mais « à propos de ce dossier, il faut que je réalise la chose suivante ». Cela vous programmera de manière à faire exactement ce que vous devez atteindre.


Estimez la durée pour chaque activité

Avoir une estimation des temps moyens nécessaires pour des activités principales.
Une astuce : Regroupez des tâches identiques et répétitives afin de dégager du temps pour des tâches réclamant plus d’attention.


Réservez du temps pour les imprévus

Concernant les tâches principales, réservez un tiers du temps pour les imprévus (Collègues, visites, téléphones).


Arbitrez par priorité

Fixer des délais de réalisation au cours de la journée pour chaque activité en établissant les priorités par le système des A, B, C (commencer à faire tous les A, puis tous les B et ensuite les C).


Contrôlez le suivi des activités

En fin de journée, revoir ce que l’on a fait et reporter au jour suivant les tâches inachevées.

Pour reprendre la citation « La vie est faite d'imprévus, il fallait le prévoir ! », je vous invite donc à redéfinir votre planification des tâches et profiter des bienfaits de cette méthode.

Je vous souhaite plein succès !

14 règles d'organisation simples et efficaces
  1. Avoir une estimation des temps moyens nécessaires pour chaque activité.

  2. Toujours se fixer des objectifs précis pour les résultats à atteindre. Se dire, non pas « je dois regarder ce dossier » mais « à propos de ce dossier, il faut que je décide la chose suivante ». Cela vous programmera de manière à faire exactement ce que vous devez atteindre.

  3. Évaluer son rendement non pas sur le temps passé, mais sur les résultats effectivement obtenus.

  4. Établir ses priorités chaque jour, soit par le système des A, B, C (commencer à faire tous les A, puis tous les B, etc.) soit par le système des numéros par ordre décroissant de priorité : 1,2 etc.

  5. Fixer des délais de réalisation au cours de la journée pour chaque activité (se donner une limite de temps).

  6. Regrouper les tâches identiques et répétitives, dégager du temps plus long pour les tâches réclamant plus d’attention.

  7. Ne pas oublier que le temps consacré à la réflexion plutôt qu’à l’action immédiate n’est pas perdu (il fait gagner du temps).

  8. Réserver du temps pour les imprévus (Collègues, visite de fournisseurs, téléphone)

  9. Après avoir terminé un travail, toujours revoir ce que l’on en a fait (c’est le contrôle de qualité).

  10. Préparer la veille le travail du lendemain.

  11. Le vendredi soir, faites-le point sur sa semaine, voir ce qui reste à faire et programmer de façon générale la liste des projets à reprendre pour la semaine suivante.

  12. Pour être organisé : avoir une place pour chaque chose.

  13. Ne pas perdre son temps à regretter ses échecs.

  14. Se demander pour certaines choses : « que se passerait-il si je ne les faisais pas ?» Si rien de fâcheux ne se passait, ne pas faire le travail ;-)
Télécharger la feuille de planification selon la méthode NERAC. Format Word 72Ko